Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzhinweise für den Bewerbungsmanagementprozess
Der Schutz deiner Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie der Sicherheit aller Geschäftsdaten sind uns zentrale Anliegen, die wir in sämtlichen Geschäftsprozessen berücksichtigen. Personenbezogene Daten, die im Rahmen unseres Bewerbungsmanagementprozesses erhoben werden, behandeln wir vertraulich und verarbeiten sie ausschließlich gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Mit diesem Hinweis informieren wir dich über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsmanagementprozesses der items Unternehmen (nachfolgend auch "items" oder "wir/uns"). Außerdem erhältst du Informationen zu den dir nach geltendem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Verantwortlicher Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten ist die jeweilige Rechtseinheit der items Unternehmensgruppe auf dessen Stelle du dich beworben hast: items GmbH & Co. KG, Hafenweg 7, 48155 Münster / items project GmbH, Unter den Linden 21, 10117 Berlin sowie die items management GmbH, Hafenweg 7, 48155 Münster Tel.: +49 251 20 83 10 00 E-Mail: kontakt@itemsnet.de Verarbeitete Datenkategorien Stammdaten (bspw. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit) Bewerbungsrelevante Dokumente (bspw. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf) Ausbildungshistorie (bspw. Berufsqualifikation, (Hoch-) Schulbildung) Kommunikationsdaten (bspw. E-Mail, Telefonnummer) Ggf. Bilddaten, sofern du diese deiner Bewerbung beigefügt hast Protokolldaten durch die Nutzung von IT-Systemen Bei internen Bewerbungen zusätzlich: Organisationsdaten (bspw. Personalnummer, Kostenstelle, Abteilung) Gegebenenfalls können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (bspw. Religionszugehörigkeit, Gesundheit) verarbeitet werden. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen Deine personenbezogenen Daten verarbeiten wir ausschließlich im Rahmen der DSGVO, nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher Gesetze. Die Verarbeitung dient der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einer der zuständigen oben genannten Rechtseinheit. Die übergeordnete Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO. Ferner verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO auf Grundlage deiner Einwilligung, um deine Bewerbungsunterlagen in unseren Talentpool aufzunehmen und dich hinsichtlich anderer als der konkret beworbenen Stelle zu kontaktieren. Wenn und soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit einschlägigen nationalen Regelungen verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO in Verbindung mit der einschlägigen nationalen Regelung. Erhebung der personenbezogenen Daten Die Erhebung deiner personenbezogenen Daten wird in der Regel unmittelbar bei dir im Rahmen der Bewerbung erhoben. 2Stand: Dezember 2025Empfänger deiner personenbezogenen Daten Empfänger innerhalb der items Es erhalten nur Personen innerhalb der items Zugriff auf deine personenbezogenen Daten, die für die Besetzung der Stelle relevant sind. Dies sind bspw. Vorgesetzte, Zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung sowie Mitarbeiter, die am Auswahl- bzw. Einstellungsverfahren beteiligt sind. Empfänger außerhalb der items Unternehmensgruppe Ferner können wir Deine personenbezogenen Daten an andere Verantwortliche übermitteln, sofern wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Sie hierzu eine Einwilligung erteilt haben. Auftragsverarbeiter Außerdem setzen wir Dienstleister zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ein. Sofern diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge mit diesen Dienstleistern geschlossen. Dazu zählen, Anbieter von Systemen für die Verwaltung des Bewerbungsmanagements; Anbieter von Anwendungen für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen; IT-Dienstleister zum Hosting bzw. zur Sicherheit. Eine konkrete Auflistung der Auftragsverarbeiter kannst du jederzeit bei uns anfragen. Weitergabe an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Sollten personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung durch uns nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (bspw. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder andere gesetzliche Normen die Übermittlung erlauben. Dauer der Speicherung Deine personenbezogenen Daten speichern wir grundsätzlich nur solange dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Verarbeitung haben. Danach löschen wir deine personenbezogenen Daten mit der Ausnahme von Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen. Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens bei uns (bspw. durch Absage von uns oder durch Rückzug der Bewerbung von dir) werden deine personenbezogenen Daten grundsätzlich innerhalb von 6 Monaten gelöscht. Deine Daten werden für weitere 2 Jahre verarbeitet, wenn du in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt hast. Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Deine personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugten Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Ferner verpflichten wir Dritte, die in unserem Auftrag auf Deine personenbezogenen Daten zugreifen, auf die Einhaltung des Datenschutzes und der Gewährleistung der Datensicherheit. 3Stand: Dezember 2025Deine Rechte Recht auf Information und Auskunft Du hast das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob dich betreffende personenbezogene Daten von uns Verarbeitet werden und Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und eine Kopie der Daten entsprechende den gesetzlichen Vorgaben. Recht auf Berichtigung und Löschung Du hast das Recht die Berichtigung falscher Daten von uns zu verlangen. Auch kannst du die Vervollständigung oder Löschung deiner Daten verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das gilt nicht für Daten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke) unterliegen. Wenn und soweit der Zugriff auf Daten nicht benötigt wird, schränken wir die Verarbeitung dieser Daten ein. Einschränkung der Verarbeitung Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du auch die Einschränkung der Verarbeitung von uns verlangen. Recht auf Widerspruch Du hast jederzeit das Recht der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn und soweit die Rechtsgrundlage der Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse beruht. Als Folge dieses Widerspruchs werden wir die Verarbeitung deiner Daten einstellen, es sei denn wir können gemäß den gesetzlichen Anforderungen zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Deinen Rechten überwiegen. Recht auf Widerruf einer Einwilligung Sofern du uns eine Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erteilt hast, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widerrufen Recht auf Datenübertragung Du hast das Recht, die Dich betreffenden personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (soweit technisch möglich) zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Du hast, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der Dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzrecht verstößt. Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Datenschutzbeauftragter items GmbH & Co. KG Hafenweg 7 48155 Münster E-Mail: datenschutzbeauftragter@itemsnet.de Telefon: +49 251 20 83 10 00
Der Schutz deiner Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie der Sicherheit aller Geschäftsdaten sind uns zentrale Anliegen, die wir in sämtlichen Geschäftsprozessen berücksichtigen. Personenbezogene Daten, die im Rahmen unseres Bewerbungsmanagementprozesses erhoben werden, behandeln wir vertraulich und verarbeiten sie ausschließlich gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Mit diesem Hinweis informieren wir dich über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsmanagementprozesses der items Unternehmen (nachfolgend auch "items" oder "wir/uns"). Außerdem erhältst du Informationen zu den dir nach geltendem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Verantwortlicher Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten ist die jeweilige Rechtseinheit der items Unternehmensgruppe auf dessen Stelle du dich beworben hast: items GmbH & Co. KG, Hafenweg 7, 48155 Münster / items project GmbH, Unter den Linden 21, 10117 Berlin sowie die items management GmbH, Hafenweg 7, 48155 Münster Tel.: +49 251 20 83 10 00 E-Mail: kontakt@itemsnet.de Verarbeitete Datenkategorien Stammdaten (bspw. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit) Bewerbungsrelevante Dokumente (bspw. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf) Ausbildungshistorie (bspw. Berufsqualifikation, (Hoch-) Schulbildung) Kommunikationsdaten (bspw. E-Mail, Telefonnummer) Ggf. Bilddaten, sofern du diese deiner Bewerbung beigefügt hast Protokolldaten durch die Nutzung von IT-Systemen Bei internen Bewerbungen zusätzlich: Organisationsdaten (bspw. Personalnummer, Kostenstelle, Abteilung) Gegebenenfalls können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO (bspw. Religionszugehörigkeit, Gesundheit) verarbeitet werden. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen Deine personenbezogenen Daten verarbeiten wir ausschließlich im Rahmen der DSGVO, nationaler Datenschutzgesetze sowie weiterer maßgeblicher Gesetze. Die Verarbeitung dient der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit einer der zuständigen oben genannten Rechtseinheit. Die übergeordnete Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO. Ferner verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO auf Grundlage deiner Einwilligung, um deine Bewerbungsunterlagen in unseren Talentpool aufzunehmen und dich hinsichtlich anderer als der konkret beworbenen Stelle zu kontaktieren. Wenn und soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit einschlägigen nationalen Regelungen verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO in Verbindung mit der einschlägigen nationalen Regelung. Erhebung der personenbezogenen Daten Die Erhebung deiner personenbezogenen Daten wird in der Regel unmittelbar bei dir im Rahmen der Bewerbung erhoben. 2Stand: Dezember 2025Empfänger deiner personenbezogenen Daten Empfänger innerhalb der items Es erhalten nur Personen innerhalb der items Zugriff auf deine personenbezogenen Daten, die für die Besetzung der Stelle relevant sind. Dies sind bspw. Vorgesetzte, Zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung sowie Mitarbeiter, die am Auswahl- bzw. Einstellungsverfahren beteiligt sind. Empfänger außerhalb der items Unternehmensgruppe Ferner können wir Deine personenbezogenen Daten an andere Verantwortliche übermitteln, sofern wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Sie hierzu eine Einwilligung erteilt haben. Auftragsverarbeiter Außerdem setzen wir Dienstleister zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten ein. Sofern diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge mit diesen Dienstleistern geschlossen. Dazu zählen, Anbieter von Systemen für die Verwaltung des Bewerbungsmanagements; Anbieter von Anwendungen für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen; IT-Dienstleister zum Hosting bzw. zur Sicherheit. Eine konkrete Auflistung der Auftragsverarbeiter kannst du jederzeit bei uns anfragen. Weitergabe an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums Sollten personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung durch uns nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (bspw. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder andere gesetzliche Normen die Übermittlung erlauben. Dauer der Speicherung Deine personenbezogenen Daten speichern wir grundsätzlich nur solange dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist, bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der weiteren Verarbeitung haben. Danach löschen wir deine personenbezogenen Daten mit der Ausnahme von Daten, die wir zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen weiter speichern müssen. Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens bei uns (bspw. durch Absage von uns oder durch Rückzug der Bewerbung von dir) werden deine personenbezogenen Daten grundsätzlich innerhalb von 6 Monaten gelöscht. Deine Daten werden für weitere 2 Jahre verarbeitet, wenn du in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt hast. Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Deine personenbezogenen Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugten Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Ferner verpflichten wir Dritte, die in unserem Auftrag auf Deine personenbezogenen Daten zugreifen, auf die Einhaltung des Datenschutzes und der Gewährleistung der Datensicherheit. 3Stand: Dezember 2025Deine Rechte Recht auf Information und Auskunft Du hast das Recht eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob dich betreffende personenbezogene Daten von uns Verarbeitet werden und Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und eine Kopie der Daten entsprechende den gesetzlichen Vorgaben. Recht auf Berichtigung und Löschung Du hast das Recht die Berichtigung falscher Daten von uns zu verlangen. Auch kannst du die Vervollständigung oder Löschung deiner Daten verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Das gilt nicht für Daten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insb. für Abrechnungs- und Buchhaltungszwecke) unterliegen. Wenn und soweit der Zugriff auf Daten nicht benötigt wird, schränken wir die Verarbeitung dieser Daten ein. Einschränkung der Verarbeitung Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du auch die Einschränkung der Verarbeitung von uns verlangen. Recht auf Widerspruch Du hast jederzeit das Recht der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn und soweit die Rechtsgrundlage der Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse beruht. Als Folge dieses Widerspruchs werden wir die Verarbeitung deiner Daten einstellen, es sei denn wir können gemäß den gesetzlichen Anforderungen zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Deinen Rechten überwiegen. Recht auf Widerruf einer Einwilligung Sofern du uns eine Einwilligung in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erteilt hast, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widerrufen Recht auf Datenübertragung Du hast das Recht, die Dich betreffenden personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (soweit technisch möglich) zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Du hast, nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben, das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der Dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzrecht verstößt. Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Datenschutzbeauftragter items GmbH & Co. KG Hafenweg 7 48155 Münster E-Mail: datenschutzbeauftragter@itemsnet.de Telefon: +49 251 20 83 10 00